Администрация городского округа

 Навашинский Нижегородской области

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

22.03.2016                                                                                                № 156-р

 

Об утверждении Положения

об архивном секторе

управления делами

 

         В соответствии  с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом городского округа Навашинский:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном секторе управления делами Администрации городского округа Навашинский Нижегородской области.

2. Считать утратившим силу распоряжение Администрации Навашинского района  от 26.10.2010 № 374-р « Об утверждении Положения об архивном секторе управления делами».

3. Действие настоящего распоряжения распространяется на правоотношения возникшие с 01 января 2016 года.

4. Организацтонному отделу администрации городского округа Навашинский разместить настоящее распоряжение на официальном сайте органов местного самоуправления городского округа Навашинский.

 

 

 

Глава администрации                                                                   Т.А.Берсенева

 

 

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Администрации

городского округа Навашинский     

от 22.03.2016 № 156-р

                                                                

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном секторе управления делами

Администрации городского округа Навашинский

 

1.     ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Архивный сектор управления делами (далее - сектор) является структурным подразделением Администрации и функционально подчиняется непосредственно управляющему делами Администрации городского округа.

1.2. Сокращенное наименование сектора – архивный сектор.

1.3. Штат сектора утверждается распоряжением Администрации городского округа.

1.4. Сектор в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации и Нижегородской области, нормативными правовыми и иными актами органов государственной власти Российской Федерации и Нижегородской области, Уставом городского округа Навашинский, правовыми актами Совета депутатов городского округа Навашинский и Администрации городского округа Навашинский, а так же нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства,  Комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - Комитет) и настоящим Положением.

 

2.     ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

 

2.1. Основными задачами сектора являются:

- Обеспечение сохранности и  государственный учет архивных документов, хранящихся в архивном секторе;

- Комплектование  архивного сектора  документами организаций-источников комплектования;

- Информационное обеспечение представительных, исполнительных органов местного самоуправления района, использование и публикация архивных документов, обеспечение потребностей граждан, общества, государства в ретроспективной  документной информации, документное обеспечение и подтверждение социальных прав и гарантий граждан;

- Создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных, в целях организации наиболее полного и всестороннего использования документной информации.

2.2. Для решения возложенных задач сектор  выполняет следующие функции:

2.2.1. Организует практическую работу и обеспечивает исполнение правовых актов органов местного самоуправления городского округа Навашинский, а также в пределах, установленных для органов местного самоуправления городского округа Навашинский, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Нижегородской области;  

2.2.2. Обеспечивает учет, хранящихся в нём документов, представляет в установленном порядке в Комитет сведения для сводного государственного учета  документов;

         2.2.3. Проводит мероприятия, направленные на создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;

         2.2.4. Обеспечивает хранение архивных фондов и документов  на различных видах носителей, в том числе документов:

         -являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений с момента их образования и других документов, поступивших в архивный сектор на законном основании;

         -юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;

-по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) всех организационно-правовых  форм и видов собственности, действовавших на территории Навашинского муниципального района;

-печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного сектора;

-учетных документов, архивных справочников, в том числе в электронном и цифровом формате, и других материалов, необходимых для осуществления  практической деятельности архивного сектора;

         2.2.5. Осуществляет    в  установленном  законом  порядке комплектование  архивного сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение для Навашинского  муниципального района;

         2.2.6.Составляет списки организаций - источников комплектования архивного сектора, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Комитетом, проводит систематическую работу по их уточнению;

         2.2.7. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном секторе;

         2.2.8.Осуществляет методическое руководство деятельностью архивов и организацией документационного  обеспечения деятельности органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий - источников  комплектования:

- проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

-ведет  в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования;

-рассматривает и согласовывает положения о  ведомственных архивах,

экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел  организаций - источников комплектования архивного сектора;

-рассматривает и представляет в Комитет поступившие от организаций описи дел постоянного хранения;

-рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный  сектор, в порядке,  установленном законом;

-изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб,  распространяет  их положительный  опыт;

-оказывает организационно-методическую помощь, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами;

-разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы  архивов организаций  и делопроизводственных служб, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;

         2.2.9. Осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления, организует использование архивных документов, обеспечивает  права граждан на архивную информацию, в том числе:

-информирует органы местного самоуправления, Пенсионного фонда, иные организации городского округа Навашинский о составе и содержании документов архивного сектора по актуальной тематике, исполняет  запросы  юридических и физических лиц по архивным документам;

         -организует работу пользователей документами, изготавливает копии документов по их запросам, готовит выставки, материалы для публикации;

         -исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан, осуществляет прием граждан по вопросам, связанным с деятельностью архивного сектора;

         2.2.10. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного сектора, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных;

         2.2.11.Готовит предложения по обеспечению безопасности, сохранности документов, хранящихся в архивном секторе, и осуществляет их реализацию;

2.2.12. Обеспечивает осуществление органами местного самоуправления городского округа Навашинский следующих полномочий по решению вопросов местного значения:

- формирование и содержание муниципального архива.

2.2.13. Осуществляет подготовку проектов правовых актов Совета депутатов городского округа Навашинский и Администрации городского округа Навашинский по направлениям своей деятельности, иных документов по вопросам, входящим в его компетенцию.

 

3.     ПРАВА

 

3.1. Архивному сектору для осуществления его функций предоставляется право:

- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации городского округа, предприятий, организаций и учреждений материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в его компетенцию;

- запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, организационно-правовой формы и вида собственности необходимые сведения о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве;

- созывать в установленном порядке совещания, семинары по вопросам, работы архивов, с привлечением руководителей и специалистов структурных подразделений Администрации городского округа, подведомственных предприятий и учреждений и давать в пределах своей компетенции рекомендации по работе архивов;

-иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов (по согласованию с конкурсными  управляющими или председателями ликвидационных комиссий);

- вносить на рассмотрение главе Администрации городского округа предложения по совершенствованию деятельности сектора, развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в  архивном секторе.

 

4.     РУКОВОДСТВО

 

4.1. Архивный сектор возглавляет заведующий. Заведующий архивным сектором назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации городского округа.

При смене заведующего  архивным сектором прием-передача дел проводится специально созданной комиссией.

4.2. Заведующий сектором несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций, подчиняется непосредственно управляющему делами.

4.3. Заведующий архивным сектором    осуществляет текущее руководство сектором, отдает работникам необходимые указания по вопросам, входящим в компетенцию сектора, в соответствии с их должностными обязанностями.

4.4. Деятельность архивного сектора организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России на основе целевых программ, правил работы, утверждаемых Администрацией района с учетом рекомендаций Комитета.

4.5. Права и обязанности, ответственность заведующего архивным сектором, работника сектора    устанавливаются в их должностных инструкциях, утвержденных главой Администрации городского округа.

 

5.     ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

 

В своей деятельности архивный  сектор  осуществляет взаимодействие: с органами местного самоуправления, Комитетом по делам архивов Нижегородской области, структурными подразделениями Администрации городского округа Навашинский, общественными организациями, Пенсионным фондом и другими организациями городского округа Навашинский.

 

6.     РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ

 

6.1. Реорганизация и ликвидация управления архивного сектора осуществляются в порядке, установленном действующим законодательством